Đối với những cá nhân hay doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị trực tuyến, thiết bị và phần mềm họp trực tuyến không còn là khái niệm xa lạ. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ ưu nhược điểm khi sử dụng thiết bị họp trực tuyến và phần mềm họp trực tuyến. Bài so sánh này nhằm đánh giá khách quan dựa trên một số tiêu chí được nhiều khách hàng quan tâm. Qua đó giúp khách hàng có được lựa chọn phù hợp với mục đích sử dụng.

Chất lượng video

Thiết bị họp trực tuyến bao gồm các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ cho cuộc họp. Vì thế chất lượng video trong cuộc họp trực tuyến luôn được đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt nhất.

Đối với phần mềm họp trực tuyến, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm đa dạng khác nhau nhưng cơ bản có thể chia thành 2 loại: phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí. Phần mềm miễn phí khá phổ biến và tiện dụng với người dùng cá nhân, tuy nhiên chất lượng không ổn định,  âm thanh có thể không rõ ràng, chất lượng hình ảnh thấp. Ngược lại một số phần mềm trả phí có thể hỗ trợ cuộc gọi với chất lượng lên đến HD 1080p không thua kém gì các thiết bị họp trực tuyến.

Chi phí

Mỗi bộ thiết bị họp truyền hình đầy đủ thường bao gồm bộ thiết bị chuyên dụng như: thiết bị đầu cuối (MCU, endpoint), camera, micro, màn hình hiển thị, loa và đường truyền. Chi phí cho một bộ thiết bị như thế thường dao động trong khoảng 120-300 triệu đồng.

Ngoài phần mềm miễn phí thì các phần mềm họp trực tuyến còn lại thường yêu cầu trả phí theo hình thức thuê bao hàng tháng. Mức thuê bao tùy từng loại phần mềm giao động từ 1-2,3 triệu/ tháng. Tại thị trường Việt Nam, Megameeting là phần mềm có mức phí rẻ nhất, nếu mua trên 10 điểm cầu, bạn chỉ cần trả mức thuê bao 800 nghìn/tháng/điểm.

Thiết bị đi kèm

Như đã liệt kê ở trên, thiết bị họp trực tuyến thường bao gồm 5 thiết bị chuyên dụng để hỗ trợ thực hiện cuộc họp chất lượng.

Đối với phần mềm họp trực tuyến, một số phần mềm như: VNPT-meeting, FPT Vydio đều yêu cầu sử dụng kèm một thiết bị phần cứng để đảm bảo chất lượng video. Một số phần mềm khác, ví dụ Megameeting của Mobifone không yêu cầu bất cứ thiết bị đi kèm nào. Đối với phần mềm không yêu cầu thiết bị đi kèm, bạn có thể dễ dàng mở cuộc họp trực tuyến ở bất cứ đâu, không phụ thuộc vào thiết bị khác.

Số điểm cầu hỗ trợ

Đối với các thiết bị hội nghị truyền hình như polycom có thể hỗ trợ lên tới 20 điểm cầu. Còn với các loại phần mềm khác nhau cũng sẽ có hỗ trợ điểm cầu khác nhau. Ví dụ Skype chỉ có thể hỗ trợ tối đa 8 điểm cầu nhưng Megameeting lại có thể hỗ trợ lên đến 500 điểm cầu trong một phiên họp.

Yêu cầu băng thông

Thiết bị truyền hình đều yêu cầu băng thông cao từ 2Mbps trở lên để đảm bảo chất lượng video. Nếu băng thông thấp sẽ không thể thực hiện họp trực tuyến.

Mỗi phần mềm có yêu cầu chất lượng băng thông khác nhau, nhưng thường dưới mức 2Mbps là có thể thực hiện họp trực tuyến. Ưu điểm của phần mềm đó là có thể thực hiện cuộc gọi và tùy chỉnh chất lượng video khi băng thông thấp.

Sử dụng linh hoạt

Thiết bị họp trực tuyến gồm nhiều trang thiết bị cồng kềnh nên bắt buộc phải sử dụng trong phòng họp chứ không thể di chuyển vị trí thường xuyên được.

Với các phần mềm gồm thiết bị đi kèm, khi di chuyển sẽ phải mang theo thiết bị đó. Còn những phần mềm không yêu cầu thiết bị thì chỉ có thiết bị di động đã cài đặt phần mềm đó thì có thể linh hoạt sử dụng trên nhiều thiết bị và ở nhiều địa điểm khác nhau.

Nhìn chung, thiết bị và phần mềm họp trực tuyến đều có những đặc điểm riêng phù hợp với từng đối tượng. Với doanh nghiệp lớn, ngân sách cao và có nhu cầu sử dụng lâu dài có thể đầu tư thiết bị để có chất lượng tốt nhất. Còn với những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hay ưu tiên tính linh hoạt khi sử dụng thì nên lựa chọn một phần mềm phù hợp hơn. Hai năm trở lại đây, sự xuất hiện của những phần mềm hội nghị truyền hình đã cạnh tranh trực tiếp với thiết bị hội nghị truyền hình cũ. Phần mềm sau càng ưu việt và có mức chi phí thấp hơn phần mềm trước. Megameeting – phần mềm mới ra mắt của Mobiphone, hứa hẹn sẽ là một đối thủ đáng gờm trên thị trường giải pháp hội nghị truyền hình. Mọi thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ theo số hotline.