Vào những năm 80 của thế kỷ trước, hội nghị truyền hình xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp con người dễ dàng giao tiếp với nhau mà không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý. Từ đó đến nay thiết bị hội nghị truyền hình vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu mở cuộc họp trực tuyến. Tuy nhiên, bên cạnh các thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp, phần mềm họp trực tuyến ngày càng thể hiện được tính ưu việt và dần trở thành xu hướng mới trong lĩnh vực giải pháp hội nghị truyền hình.

Để sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình, các doanh nghiệp thường phải đầu tư từ 100-300 triệu cho một bộ thiết bị hoàn chỉnh tại mỗi điểm họp. Vì vậy đối với các tổ chức vừa và nhỏ không thể đầu tư kinh phí lớn họ thường sử dụng các phần mềm có hỗ trợ họp trực tuyến như Skype, google hangout,… Tuy nhiên về bản chất, đây chỉ là những phần mềm tin nhắn nên chất lượng cuộc họp trực tuyến thường không cao, nếu có nhiều người dùng tham gia thì chất lượng buổi họp sẽ rất kém. Xuất phát từ nhu cầu cần một giải pháp họp trực tuyến với chi phí thấp, các phần mềm hỗ trợ hội nghị truyền hình lần lượt ra đời và đang dần trở thành xu hướng trên thế giới và cả ở Việt Nam. Vậy, tại sao lại xuất hiện xu hướng chuyển từ sử dụng thiết bị chuyên nghiệp sang phần mềm trong lĩnh vực giải pháp hội nghị truyền hình ? (diễn ra như thế nào?)

Chi phí

Khi vừa mới ra mắt, thiết bị hội nghị truyền hình trở thành giải pháp vô cùng hữu hiệu giúp tiết kiệm chi phí công tác cho các tập đoàn lớn, đồng thời giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên khi nhu cầu hội nghị truyền hình trực tuyến ngày càng tăng cao, việc bỏ ra chi phí lớn để đầu tư vào trang thiết bị hiện đại là bất khả thi đối với nhiều doanh nghiệp. Lúc này một số công ty công nghệ sớm nhận ra được nhu cầu thị trường đã đầu tư phát triển vào phần mềm trực tuyến có chi phí thấp hơn. Và thực tế chứng minh các phần mềm xuất hiện sau còn rẻ hơn phần mềm trước. FPT Vidyo có mức thuê bao 3,5 triệu/tháng/điểm; VNPT – meeting là 2,3 triệu/tháng/điểm. Phần mềm mới ra mắt Megameeting của Mobifone ở Việt Nam chỉ có mức thuê bao 800 ngàn/tháng/điểm cầu cho gói M2 khi đăng ký 10 điểm cầu trở lên. Hiện nay Megameeting đang là phần mềm có chi phí rẻ nhất ở Việt Nam.

Tính linh hoạt khi sử dụng

Mỗi bộ thiết bị hội nghị truyền hình thường bao gồm khá nhiều thiết bị nên chỉ có thể đặt tại một địa điểm họp cố định. Đồng thời cũng yêu cầu khắt khe trong việc vận hành và bảo trì. Phần mềm họp trực tuyến thì ngược lại. Một số phần mềm chỉ yêu cầu 1 thiết bị phần cứng nhỏ gọn đi kèm nên linh hoạt hơn. Thậm chí có những phần mềm không yêu cầu bất cứ thiết bị gì và hỗ trợ trên hầu hết các nền tảng web, ios, android,.. nên có thể sử dụng linh hoạt ở nhiều thiết bị khác nhau và tại nhiều địa điểm.

Số lượng điểm cầu hỗ trợ

Thiết bị hội nghị truyền thống chỉ giới hạn số điểm cầu tối đa là 20 điểm. Hơn nữa việc mỗi điểm cầu cần đầu tư chi phí thiết bị lớn cũng làm hạn chế việc mở rộng điểm cầu của các tập đoàn. Đối với phần mềm, tùy từng phần mềm khác nhau mà hỗ trợ số lượng điểm cầu khác nhau. Ví dụ Skype chỉ hỗ trợ tối đa 8 điểm cầu trong khi Megameeting có thể hỗ trợ lên đến 500 điểm cầu với chất lượng full HD 1080p.

Hỗ trợ cho phòng họp ảo

Giải pháp sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình không có nhiều hỗ trợ các tính năng cho phòng họp ảo như các phần mềm mới. Với những tính năng đơn giản như: gửi tài liệu, chia sẻ màn hình, bảng trắng… thì hầu như phần mềm nào cũng có. Ngoài ra mỗi phần mềm lại có những tính năng riêng để thể hiện sự ưu việt của phần mềm đó. E-meeting của Bkav có tính năng tạo cuộc khảo sát trong phòng họp, Megameeting của Mobifone có hỗ trợ bút laser, quyền sử dụng máy tính khác,…

Yêu cầu băng thông

Các thiết bị cao cấp thường yêu cầu băng thông tối thiểu là 2 MB để đảm bảo chất lượng cuộc họp trực tuyến luôn ở định dạng HD. Các phần mềm hiện tại không yêu cầu băng thông cao như vậy. Của FPT vidyo hay vina – meeting đều dưới mức 2MB. Mega meeting thậm chí chỉ cần băng thông 128 KB vẫn thực hiện được buổi họp trực tuyến và sẽ tự điều chỉnh chất lượng video tốt nhất tùy thuộc chất lượng đường truyền internet.

Với những lý do kể trên, không khó để nhận ra sự vượt trội của các phần mềm trực tuyến so với những bộ thiết bị hội nghị truyền hình. Với mức chi phí thấp và tính linh hoạt dễ sử dụng, các phần mềm họp trực tuyến đang là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực giải pháp hội nghị truyền hình. Đặc biệt những phần mềm xuất hiện sau lại càng chứng tỏ ưu thế so với phần mềm đi trước. Sản phẩm mới ra mắt của Mobifone – Megameeting là minh chứng rõ ràng nhất cho xu thế trên. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ theo hotline.